Merencanakan dan Memonitor

By:
Categories: management

Sebenarnya sebelum Seri Laporan Keuangan dikeluarkan, ada satu hal yang perlu diketahui setiap pelaku UKM, yaitu PERENCANAAN. 

 Merencanakan dan Memonitor 1

Perencanaan operasional UKM selama periode berjalan. Kemudian perencanaan ini dituangkan dalam bentuk laporan. Yang pada akhirnya dapat dipakai sebagai salah satu alat untuk memonitor kegiatan selama periode itu.

Perencanaan menyeluruh dari operasional selama periode berjalan haruslah ditentukan sebelum periode itu berjalan. Termasuk di dalamnya adalah konversi rencana-rencana itu dalam bentuk uangnya. Berapa biaya yang diperlukan untuk membuat sebuah produk baru?

Atau berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk membayar tenaga pembukuan eksternal? Berapa target pendapatan yang harus dicapai dalam periode berjalan? Semua konversi rencana ke dalam bentuk uang ini kemudian dituangkan dalam satu laporan tersendiri yang disebut Laporan Budget.

Business Dictionary (BD) mengatakan budget adalah estimasi biaya, pendapatan, dan sumber daya lainnya dalam satu periode tertentu. Estimasi ini menggambarkan tujuan dan keadaan keuangan di masa depan.

Lebih lanjut, BD menyebutkan bahwa ada 3 (tiga) tujuan utama budget dibuat: 

1. Menggambarkan rencana kegiatan selama periode berjalan untuk menggapai tujuan. 

Budget adalah bentuk terjemahan dari strategi selama periode berjalan yang dibuat oleh sebuah perusahaan untuk menggapai tujuan besar perusahaan. Strategi perusahaan dari semua bagian, seperti bagian pemasaran, bagian operasional, dikumpulkan dan diterjemahkan dalam bentuk angka-angka target yang diinginkan.

Kemudian hal ini dikompilasikan secara keseluruhan oleh bagian yang ditunjuk sehingga dapat dilihat seperti apa target perusahaan untuk periode berjalan.

2. Sebuah standard untuk mengukur kinerja. 

Kompilasi strategi yang dikonversikan dalam bentuk angka-angka itu (budget), nantinya dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengukur kinerja dari perusahaan secara keseluruhan. Apakah kinerja dari masing-masing bagian masih sesuai rencana awal atau tidak.

3. Sebuah alat untuk melihat situasi-situasi yang mungkin terjadi dengan keberagaman keadaan yang ada. 

Dalam perjalanannya, situasi yang ada di luar perusahaan tetap mempengaruhi perusahaan. Karena itulah kita perlu bisa memonitor keadaan di luar dan membandingkannya dengan keadaan diri kita. Dalam hal inilah laporan budget kita bisa gunakan.

Sebagai prediksi periode berjalan, kita bisa melakukan perbaikan jika situasi di luar sana mengalami perubahan. Kita melakukan prediksi ulang atas target awal dan kemudian mengupdate laporan budget kita.

PERENCANAAN

Kita mulai sedikit dengan perencanaan ya. Dalam hal perencanaan, ada satu hal yang harus diingat. Setiap perencanaan periode berjalan, kita harus tetap berpegang pada rencana atau target jangka panjang perusahaan. Jangan sampai target periode berjalan malah mengarahkan perusahaan pada hal lain.

Dalam hal perencanaan – apalagi kalau bicara soal budget, bukan berarti hanyalah bagian yang mengurus soal budget saja yang harus sibuk. Seperti yang dijelaskan, perencanaan ini adalah perencanaan perusahaan secara keseluruhan. Semua bagian yang ada dalam perusahaan perlu terlibat.

Bagian marketing tentunya harus punya rencana selama periode berjalan harus bagaimana dan apa saja yang diperlukan untuk mencapai rencana itu. Bagian produksi juga harus bisa merencanakan berapa banyak jumlah produksi yang diperlukan – untuk hal ini haruslah bekerja sama dengan bagian marketing/penjualan. Bagian produksi juga harus menyiapkan apa saja barang yang perlu untuk menggapai tujuannya itu.

Demikian juga bagian-bagian lain yang mungkin dianggap tidak penting alias bagian supporting. Seperti bagian HRD – bagian ini harus mampu mengkompilasikan kebutuhan SDM dari berbagai bagian yang ada dan kemudian menuangkannya juga sebagai rencana periode berjalan. Bagian IT misalnya juga perlu tahu berapa kebutuhan dari semua bagian untuk menggapai tujuan besar perusahaan.

Jadi semua bagian yang ada dalam perusahaan ini terlibat. Budgeting ini sendiri hanyalah bersifat kompilasi dari semua rencana yang dibuat oleh masing-masing bagian yang sudah dikonversikan dalam bentuk angka sehingga dapat diukur.

Satu hal yang perlu ditekankan di sini adalah perlu KOMITMEN dari seluruh bagian – termasuk management untuk melakukan budget secara optimal.

MONITORING

Dari hasil budgeting, seperti yang sudah disebutkan di atas, dihasilkan laporan yang bisa kita gunakan sebagai alat untuk memonitor apa yang sudah dilakukan oleh perusahaan dan juga setiap bagian yang ada. Dari sana kita tahu progress kita terhadap tujuan yang direncanakan itu.

Apakah tujuan tercapai tapi pada saat yang sama biaya juga meningkat tajam – tidak sesuai dengan rencana awal. Apa saja yang perlu dilakukan agar tidak terlalu jauh melenceng dari rencana awal. Semua ini bisa kita lakukan dengan laporan budget tersebut.

Nanti kita bahas satu per satu, mulai dari bagaimana membuat hingga monitoring. Tulisan ini hanyalah pengenalan awal mengenai budget. Akan dilanjutkan dalam Seri Mengenal Budget di blog ini nantinya.

Image by Stuart Miles from freedigitalphotos.net

No Responses

Your Thoughts