Cara Melakukan Budgeting

By:
Categories: management

Seperti yang sudah dituliskan minggu lalu, kita akan memulai seri Budgeting. Dan dalam post pengenalan budget kemarin, kita sudah memahami tujuan dari dilakukannya budget dalam sebuah organisasi/perusahaan. Kali ini kita akan membahas cara melakukan budgeting.

Kami akan membahas lebih kepada praktek yang sering digunakan, berdasarkan teori yang ada tentunya. Untuk memulai budget, kita mengenal tiga metode yang paling sering dikenal dan digunakan.

metode budgeting

1. Top Down Method

Satu metode yang digunakan dikenal dengan Top Down. Yaitu manajemen atas menetapkan budget untuk seluruh perusahaan, tidak melibatkan pihak yang benar-benar menggunakan budget itu nantinya. Bingungkah? Begini contohnya:

Manajemen atas berpikir atas nama semua department yang ada dalam organisasi dan memutuskan budget untuk semua department. Namun tanggung jawab atas penggunaaan budget tersebut masih menjadi tanggung jawab dari masing-masing department.

Metode ini cocok digunakan jika organisasi adalah organisasi kecil dan masih berkembang. UKM dalam kondisi start-up juga cocok jika melakukan metode ini dalam melakukan budgeting mereka. Hal ini dikarenakan dalam proses start-up, manajemen atas perlu memastikan jalannya usaha sesuai dengan tujuan awal mereka.

Dengan kondisi usaha yang masih kecil atau masih dalam perkembangan, metode ini tepat karena tidak terlalu banyak yang perlu dikelola oleh manajemen dan juga karena kecepatan proses budgeting. Kecepatan ini diperlukan karena UKM dalam proses pengembangan perlu mengambil keputusan lebih cepat.

Namun, kekurangan dari metode ini adalah ada kemungkinan “Lepas Tangan” dari departemen yang diberikan tanggung jawab atas budget tersebut. Menurut mereka, hal itu bukanlah tanggung jawab mereka karena ditentukan oleh manajemen yang tidak konsul ke mereka.

2. Bottom Up Method

Dalam metode ini, setiap penanggungjawab budget akan diminta untuk mempersiapkan budget masing-masing dan diajukan kepada manajemen atas. Dalam contoh adalah setiap department akan diberikan form budget untuk diisi oleh masing-masing dan kemudian dikirimkan kembali ke manajemen atas untuk dikompilasikan.

Metode ini cocok dilakukan untuk perusahaan yang sedang berkembang atau dalam skala menengah atas. Berkembangnya UKM ke skala yang lebih besar memaksa manajemen untuk mulai berpikir mengembangkan department yang diperlukan perusahaan.

Department-department itu diberikan tanggung jawab masing-masing terhadap perusahaan. Karena itu mereka lebih memahami apa saja kebutuhan yang diperlukan untuk periode budgeting. Dan karena itu pula metode ini digunakan. Dengan alasan “Meets the needs” oleh masing-masing department.

Kelemahan dari metode ini adalah:

a. Proses budgeting dapat menjadi lebih lama karena harus menunggu dari masing-masing department

b. Masing-masing department dapat mengajukan budget yang mereka inginkan, yang mungkin tidak sesuai dengan tujuan perusahaan.

3. Mixed Method

Metode ini sebenarnya tidak “diakui” oleh teori manapun. Namun dalam prakteknya, melihat kelebihan dan kekurangan dari masing-masing metode di atas, dirasa perlu satu metode yang lebih baik. Metode yang menggabungkan kedua metode sebelumnya inilah yang disebut dengan mixed method ini.

Pada awal, manajemen akan mengeluarkan sebuah guideline umum untuk perusahaan selama periode budget yang dimaksudkan. Guideline ini berisi tentang garis besar tujuan perusahaan dalam periode tersebut. Seperti berapa target kenaikan yang diinginkan, besaran bunga pinjaman yang diijinkan, besaran inflasi yang diperkenankan, dan fokus yang ingin dilakukan.

Misalnya saja, di periode berikut, manajemen melihat bahwa perusahaan mengalami over-inventory. Dengan demikian dibuatkan kebijakan yang dituangkan dalam guideline tersebut. Guideline inilah yang harus dipegang oleh semua department dalam membuat budget mereka masing-masing.

Berdasarkan petunjuk yang sudah dituangkan itu, masing-masing department akan mengisi budget dari masing-masing dan disertai dengan tujuan periode berjalan yang ingin dicapai oleh mereka. Dari hasil ini, manajemen akan melakukan analisa dan meminta perbaikan budget jika dirasakan perlu.

Kelebihan metode ini tentunya menggabungkan kelebihan dari dua metode sebelumnya dan mencoba mengeliminasi kekurangan dari masing-masing metode sebelumnya.

Metode Budgeting Paling Sempurna

Metode manakah yang merupakan metode budgeting paling sempurna untuk diterapkan? Tidak ada yang paling sempurna untuk satu perusahaan, termasuk metode campuran. Metode campuran ini pun bukanlah metode yang paling sempurna untuk semua jenis perusahaan, demikian juga dengan kedua metode budgeting lainnya.

Metode yang cocok adalah metode yang bisa diterapkan dengan baik dan sejalan dengan budaya kerja di perusahaan. Seperti misalnya budaya kerja yang kaku – tidak mengijinkan bawahan mengeluarkan pendapat, metode Bottom Up ataupun Mixed tidak dapat berjalan dengan baik.

Jadi, mana metode yang cocok untuk usaha yang sedang kalian urus? Coba teliti jenis usaha yang kalian punya sekarang dan jika membutuhkan bantuan, jangan sungkan bertanya pada kami. Kami siap membantu Anda dan UKM Anda.

No Responses

Your Thoughts